PRIMEROS PASOS PARA COMBINAR CORRESPONDENCIA WORD 2010

Para aquellos que tienen que enviar cartas a invitados, o agradecer a los asistentes o si deseas crear las etiquetas de algún producto con un numero de serie correlativo, es hoy el día para que dejes de hacer uno por uno aquel trabajo.

Word es el procesador de texto de la suite Office, y como todo office, tiene excelentes y variadas funciones que no son utilizadas (acá entra el principio de Pareto, de que 90% de los usuarios utilizan el 10% de las funciones), una de estas es la de Combinación de correspondencia.

Esta función consiste en que puedas automatizar el asignar ciertos datos a un documento, dependiendo a quien vaya dirigido, ejemplo claro de esto es el caso de las cuentas de los servicios básicos, donde en un solo formato de documento, los datos cambian según el cliente.

En esta oportunidad les mostrare como utilizar esta función para enviar cartas, para esto necesitaremos lo siguiente:

1 Carta redactada en Word

1 Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero puedes utilizar otras opciones como Access o Outlook

250 grs de tiempo para aprender.

El ejemplo consiste en el envió de una carta, ofreciendo los servicios de una empresa de redacción de documentos. lo que haremos es que podamos personalizar la carta con los datos de los destinatario.

Teniendo la carta ya redactada, tenemos que ver el tema de los datos que utilizaremos, en este caso, serán solo: Nombre, Dirección, Empresa, Profesión. tal como lo muestra la siguiente imagen 

Les recomiendo que tengan claro donde tengan guardado el archivo Excel, ahora vamos al Word y como combinamos la BD con la carta.

Vamos a:

1: Combinación de Correspondencia

2: Iniciar combinación de correspondencia

     – Seleccionamos asistente de correspondencia

3: Comenzamos con el asistente de correspondencia

    – Ponemos en tipo de documento: Carta y siguiente

    – Utilizar el documento actual y siguiente

    – En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar una lista existente, y seleccionamos al presionar sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul). acá es donde buscamos nuestro archivo excel.

Después al seleccionar el archivo (este caso el excel) saldrá una ventana como esta

En la cual ponen aceptar si los datos están en la hoja 1, sino, seleccionan la que corresponda. Posteriormente aparece una donde puedes editar que registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

Después ponemos siguiente: escriba la carta, como ya la tenemos escrita, procedemos a la asignación de los campos, como campos entenderemos que se refiere al dato, como ejemplo, Nombre o Ciudad.

Personalmente prefiero asignar manualmente los campos, para esto presionamos en “Más Elementos”, arrogando una ventana que muestra los campos para asignar,  lo cuales puedes poner en el documento al al posicionarte sobre el campo y luego INSERTAR.  no te preocupes si el campo no esta donde debiese en el documento, lo puedes mover con un simple cortar y pegar o haber dejado indicado el lugar en el cual quieres colocar el campo.

Al asignar un campo, en el archivo Word quedan de la siguiente forma <<Nombre>>, es solo el nombre del campo. quedando de esta forma en el documento.

Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word de correspondencia y luego seleccionar, vista previa y puedes ver como cambia con los controles

Y eso es todo, fácil, no es complicado, es solo de saber de que trata la herramienta y un poco de paciencia. Ahora, las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” puedes escoger entre

1. Editar Documentos Individualmente: Abre un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al número de registro que tengas en el cuadro de control

2. Imprimir: No creo que necesite explicación, ahora, si tienes instalado el DOPDF puedes exportarlos al formato Pdf.

3. Enviar por Correo: en esta, debes escribir la dirección del destinatario. Se que parece mucho trabajo escribir uno por uno los email de todos los destinatarios, sin embargo existe la posibilidad de combinar con Outlook, pero eso lo dejaremos para mas adelante debido a que aún no necesito usar el cliente de email por lo cuál no lo he puesto en practica. así que los invito a que prueben y si pueden dar los paso para aquello, se los agradecería.

PRIMEROS PASOS PARA COMBINAR CRRESPONDENCIA WORD 2007

   

Estamos ante otra potente utilidad de Word 2007 que nos vá a ahorrar un enorme trabajo cuando tengamos que trabajar en documentos donde se repitan ciertos datos. Para eso podremos usar con Word 2007 esta herramienta.    Imagínate la secretaria de una oficina, que tiene que enviar una carta de saludo (por ejemplo) a 200 personas. Imagínate también que tuviese que teclear uno por uno el encabezamiento de cada una de esas 200 cartas a enviar...¿verdad que sería de locos?.    Con Word 2007 esa es una tarea sencillísima, pues tan solo debería disponer de una base de datos, con los correspondientes a esas 200 personas; a la hora de escribir esos encabezamientos tan solo sería cuestión de unos pocos clics con el ratón... -    ** VAMOS A DESARROLLAR UN EJEMPLO COMPLETO DE COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA, PARA QUE LO ENTIENDAS MEJOR    Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de esa secretaria (en el ejmplo trabajaremos con solo 3 personas, en vez de las 200 que habíamos dicho, aunque supondrás que sirve para cuantas quieras), es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2007 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:    1. Crear el cuerpo de la carta    2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos    3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos    4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces necesites en el futuro.    1. CREAR EL CUERPO DE LA CARTA    Para ello, una vez abierto un Nuevo Documento, tendremos que ir a: - -    Como vés, tendremos que abrir la Ficha Correspondencia e irnos al apartado Iniciar combinación de correspondencia y luego a Cartas, y después: - -    Tendremos que escribir lo que es el cuerpo principal de esa carta (que será invariable); supongamos que es el que te muestro en la imagen de arriba. Hecho lo anterior en nuestro documento Word 2007, habrá que trabajar con los destinatarios, para ello, tendremos que:    2. CREAR POR UNA SOLA VEZ, LOS DATOS DE ESAS PERSONAS QUE GUARDARÁS EN UNA BASE DE DATOS    Nos iremos ahora al apartado Seleccionar destinatarios, donde hay varias opciones, como "usar una lista existente", o "seleccionar de los contactos de Outlook"...; pero nosotros vamos a usar esta otra: - -    Al no disponer ya de una lista para usar (por cierto, podría proceder a Access por ejemplo, o de los contactos de Outlook), no habrá más remedio que crear esa lista por una sola vez, así que iremos a la opción Escribir nueva lista....Solo tenemos que picar en dicha opción: - -    Lógicamente, nos aparecerá la lista vacía, así que tenemos que ir introduciendo los datos que vamos a necesitar. Pero en la lista de direcciones que trae por defecto Word 2007, existen varios campos que no necesitaremos, así que vamos a modificarlos. Para ello como puedes ver arriba, picamos en Personalizar columnas...: - Hipervínculos y Marcadores Un hipervínculo es una conexión desde una página del World Wide Web a otra ubicación del World Wide Web. Normalmente, los exploradores de Web subrayan los hipervínculos de texto y lo muestran en un determinado color. Los hipervínculos de imágenes son invisibles. No obstante, los usuarios saben cuándo el puntero está sobre un hipervínculo porque cambia su apariencia, normalmente a una mano que señala algo. El destino del hipervínculo suele ser otra página Web, pero también puede ser una dirección de correo electrónico, un programa, un archivo (imagen, sonido, video, comprimido, texto). Cuando un usuario hace clic en un hipervínculo con una página, el explorador de Web obtiene la página desde el servidor correcto y la presenta. Cuando un usuario hace clic en un hipervínculo con otro tipo de archivo, el explorador de Web obtiene el archivo del servidor y lo abre en un programa asociado. Las direcciones URL pueden ser absolutas o relativas: Una dirección URL absoluta es la dirección completa de Internet de una página o un archivo, incluyendo el protocolo, la ubicación de red, y la ruta de acceso y el nombre de archivo opcionales. Por ejemplo, http://www.pntic.mec.es/novedades/novedades.html es una dirección URL absoluta. Una dirección URL relativa es una dirección URL a la que le falta una o más partes. Los exploradores toman la información que falta de la página que contiene la dirección URL. Por ejemplo, si falta el protocolo, el explorador utilizará el protocolo de la página actual y, si falta la ubicación de red, el explorador utilizará la ubicación de red de la página actual. El tipo más común de dirección URL relativa sólo contiene un nombre de archivo y una ruta parcial, pero no la ubicación de red. Si la página utiliza este tipo de dirección URL relativa para hacer un hipervínculo a otra página y ambas se mueven a otro servidor, el hipervínculo funcionará si las posiciones relativas de las páginas permanecen igual en el nuevo servidor. Por ejemplo, la dirección URL relativa productos.htm señala a una página de la misma carpeta que la página que contiene el hipervínculo. Si se movieran ambas páginas a la misma carpeta de otro servidor, la dirección URL seguiría siendo correcta. Creación de Hipervínculos Seleccione opcionalmente el texto que identificará al hipervínculo y elija Insertar: Hipervínculo o haga clic en el botón Hipervínculo de la barra de herramientas. El cuadro de diálogo Crear hipervínculo tiene las siguiente posibilidades: Puede crear rápidamente un hipervínculo a una página creada en nuestro sitio web. Seleccione la página que quiera vincular, en la lista de páginas creadas y haga clic en Aceptar. Puede crear un hipervínculo a una página o un archivo que esté en el World Wide Web. Para ello escriba la dirección URL absoluta de la página o un archivo de destino en el campo Dirección URL. Si no conoce la dirección exacta, haga clic en el botón World Wide Web y se mostrará su explorador de Web, en el explorador de Web, vaya a la página o el archivo que desea que sea el destino de su hipervínculo y presione ALT+TAB para volver al Editor de FrontPage. La ubicación de la página que visitó aparecerá en el campo Dirección URL. Puede crear un hipervínculo a una página o archivo en un sistema de archivos. Explore en su equipo o en la red local la página o archivo que desea y después selecciónelo. Puede crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico. Cuando un usuario que está visitando su sitio Web hace clic en un hipervínculo de correo electrónico, el explorador de Web le solicitará un mensaje y enviará el mensaje a la dirección de correo electrónico especificada. Para ello haga clic en el botón Correo electrónico y aparecerá el cuadro de diálogo Crear hipervínculo de correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico de los usuarios a los que desee enviar el mensaje, y a continuación haga clic en Aceptar. Puede crear un hipervínculo a una página nueva, FrontPage crea primero la nueva página y luego crea un hipervínculo a la misma. Haga clic en el botón Página nueva, a continuación en la ficha Página del cuadro de diálogo Nuevo, seleccione la plantilla que desea utilizar para crear la página nueva. Creación y utilización de Marcadores Un marcador es una ubicación en texto que se etiqueta de forma que sea el destino de un hipervínculo. En FrontPage, los marcadores se indican mediante un subrayado discontinuo bajo el texto. En una dirección URL, delante del marcador se muestra un signo de número (#). Para crear un marcador seleccione opcionalmente uno o más caracteres del texto y elija el comando Marcador del menú Insertar. En el campo Nombre de marcador, escriba el nombre del marcador o acepte el nombre que le sugiere FrontPage. Puede incluir espacios en blancos en el nombre del marcador. Puede crear hipervínculos a marcadores en páginas del editor FrontPage. Cuando cree el hipervínculo, simplemente seleccione el nombre del marcador en la lista desplegable Marcador del cuadro de diálogo Crear hipervínculo. UNIDADES DE LAS MEDIDAS DE LA INFORMACIÓN Veamos los más utilizados: byte.- Formado normalmente por un octeto (8 bits), aunque pueden ser entre 6 y 9 bits. La progresión de esta medida es del tipo B=Ax2, siendo esta del tipo 8, 16, 32, 64, 128, 256, 512. Se pueden usar capacidades intermedias, pero siempre basadas en esta progresión y siendo mezcla de ellas (24 bytes=16+8). Kilobyte (K o KB).- Aunque se utilizan las acepciones utilizadas en el SI, un Kilobyte no son 1.000 bytes. Debido a lo anteriormente expuesto, un KB (Kilobyte) son 1.024 bytes. Debido al mal uso de este prefijo (Kilo, proveniente del griego, que significa mil), se está utilizando cada vez más el término definido por el IEC (Comisión Internacional de Electrónica) Kibi o KiB para designar esta unidad. Megabyte (MB).- El MB es la unidad de capacidad más utilizada en Informática. Un MB NO son 1.000 KB, sino 1.024 KB, por lo que un MB son 1.048.576 bytes. Al igual que ocurre con el KB, dado el mal uso del término, cada vez se está empleando más el término MiB. Gigabyte (GB).- Un GB son 1.024 MB (o MiB), por lo tanto 1.048.576 KB. Cada vez se emplea más el término Gibibyte o GiB. Llegados a este punto en el que las diferencias si que son grandes, hay que tener muy en cuenta (sobre todo en las capacidades de los discos duros) que es lo que realmente estamos comprando. Algunos fabricantes utilizan el termino GB refiriéndose no a 1.024 MB, sino a 1.000 MB (SI), lo que representa una pérdida de capacidad en la compra. Otros fabricantes si que están ya utilizando el término GiB. Para que nos hagamos un poco la idea de la diferencia entre ambos, un disco duro de 250 GB (SI) en realidad tiene 232.50 GiB. Terabyte (TB).- Aunque es aun una medida poco utilizada, pronto nos tendremos que acostumbrar a ella, ya que por poner un ejemplo la capacidad de los discos duros ya se está aproximando a esta medida. Un Terabyte son 1.024 GB. Aunque poco utilizada aun, al igual que en los casos anteriores se está empezando a utilizar la acepción Tebibyte Existen unas medidas superiores, como el Petabyte, Exabyte, Zettabyte o el Yottabite, que podemos calcular multiplicando por 1.024 la medida anterior. Estas medidas muy probablemente no lleguen a utilizarse con estos nombre, sino por los nuevos designados por el IEC. Google lanza Chrome para Android Por: EFE De esta manera, los usuarios de dispositivos que funcionan con este sistema operativo móvil podrán usar el popular navegador en sus teléfonos y tabletas. El gigante de Internet Google lanzó este martes Chrome para Android Beta, que permitirá usar el popular navegador en dispositivos móviles o tabletas que funcionan con el sistema operativo Ice Cream Sandwich, informó la compañía en un comunicado. La compañía lanzó en 2008 el navegador Chrome "para impulsar la innovación y mejorar la web" y ahora presenta esta apuesta "para seguir mejorando la experiencia". "Al igual que la versión para ordenadores, Chrome para Android Beta está enfocado en la rapidez y la velocidad y permite al usuario, tras iniciar sesión, poder disfrutar de su experiencia personalizada de navegación web en los diferentes dispositivos", explicó la empresa a través de Sundar Pichai, vicepresidente de gestión de productos de Chrome. Google destaca que con Chrome para Android Beta los principales resultados de búsqueda se cargan en un segundo plano mientras el usuario escribe, con el objetivo de que las páginas se carguen de forma instantánea y tanto las búsquedas como la navegación se puedan llevar a cabo desde la barra de direcciones. Asimismo, se resalta la simplicidad del navegador, "diseñado desde cero para dispositivos móviles", con el que se puede acceder a un número ilimitado de pestañas. Para solventar las posibles dificultades a la hora de seleccionar el enlace correcto cuando hay varios concentrados, Chrome para Android Beta apuesta por la función "vista previa", que permite aumentarlos de tamaño para escoger el adecuado. Además, se puede iniciar sesión en los dispositivos móviles para acceder a las pestañas abiertas en los escritorios propios para seguir con el trabajo realizado en sesiones anteriores, así como obtener "sugerencias inteligentes" y enviar páginas desde el ordenador al dispositivo móvil. ¿Qué es el gobierno electrónico y para qué sirve? Por: Arnaud Laurans, director general de la unidad de Gobierno de Gemalto para Latinoamérica Hoy en día, vivimos en un mundo digitalizado y de alta movilidad sin frontera alguna. Internet ha transformado nuestro antiguo estado de hechos en una realidad diaria. La estructura común que apuntalaba a las sociedades, ha sido reemplazada por una multiplicidad de experiencias –los antiguos cimientos basados en “una entidad, una profesión y un territorio” han dado paso a un nuevo concepto: “redes económicas y sociales”. El gobierno electrónico es más que un término utilizado por expertos en la materia. Es el resultado de un crecimiento exponencial de Internet y las tecnologías de la información durante los últimos 50 años o más. Visto de esta forma, se puede considerar al gobierno electrónico como un intento por modernizar las relaciones (y servicios) entre los individuos y las autoridades, a través de nuevas reglas y herramientas de gestión modernas. Muchos gobiernos en el mundo entienden este cambio y han mostrado gran adaptabilidad en adoptar un verdadero enfoque centrado en el ciudadano, tan rápido y efectivo como las organizaciones o empresas privadas orientadas hacia el consumidor. ¿Cuáles son sus beneficios hacia la ciudadanía y la propia Administración? Muchos son los beneficios que una estructura de gobierno electrónico provee a la ciudadanía y a las autoridades, sobre todo en sectores muy sensibles para ambos actores: • Sector fiscal: Con base en nuevas tecnologías de información, el gobierno pone al alcance de sus ciudadanos herramientas en línea que permiten una mejor identificación de sus obligaciones, facilitando a su vez un mejor control del padrón de contribuyentes del Gobierno. • Sector salud: Expedientes médicos electrónicos, telemedicina, seguimiento electrónico a pacientes con enfermedades crónicas, entre otros, son beneficios con impacto directo en la salud de los ciudadanos, al mismo tiempo que reducen costos para los gobiernos. • Sector social: Identificación y mejora en la gestión de apoyos a los beneficiarios de programas gubernamentales. • Mejora administrativa: Modernización de los registros civiles, rapidez en servicios de identificación ciudadana (expedición de visas, pasaportes), mejora en servicios provistos por autoridades locales. ¿Cuál es la situación actual del gobierno electrónico en Colombia? En Colombia el Gobierno digital está en sus inicios. Generalmente, la administración fiscal es la más avanzada, permitiendo la consulta y/o declaraciones. Colombia está en el nivel de eGov 1.0, que es el primer nivel, es decir que la interacción entre el gobierno y el ciudadano es consultativa. Un ciudadano puede consultar un archivo en línea, pero no lo puede modificar. En este caso, no se requiere una autenticación fuerte del usuario. El nivel siguiente, el eGov 2.0 es realmente bidireccional en donde la autenticación del usuario es clave. Un pre-requisito para que el gobierno electrónico sea eficiente es el reconocimiento legal del la firma electrónica. En Colombia, la firma digital es reconocida (existen leyes que regulan su uso). Sin duda, este es un primer paso en la ruta hacia una implementación de un gobierno electrónico y luchos son las lecciones que otros países nos pueden ofrecer. Como por ejemplo:- Emiratos Árabes Unidos: El objetivo principal en su implementación de un esquema de gobierno electrónico fue el de “avanzar hacia una gran cultura de sector público”, valiéndose de tecnología y centrando al ciudadano en el corazón de su implementación (EIDA – Emirates Identity Authority). - Gobierno sueco: Bajo un sencillo lema, “Login and declare” (“Conéctate y declara”), este gobierno permite el pago de impuestos vìa internet, teléfono o SMS (Belgica y Francia son ejemplos similares) - Eslovenia, Japón: Introdujeron programas de e-Salud con altos retornos de inversión y una excelente ganancia política. Para facilitar la evolución hacia programas cada vez más novedosos, la identidad del ciudadano deberá fungir como el corazón del gobierno electrónico. Esto se logra a través de programas de identificación electrónica, pues permiten al ciudadano el utilizar su cédula de identidad como llave de acceso a cualquier programa de gobierno.                **       EJERCICIO: Crea un Nuevo documento, luego prepara una carta similar a la del ejemplo (o puede ser la misma), y sigue los pasos explicados en esta lección. Guarda ahora ese documento para seguir en el ejercicio de la lección siguiente. Subir a principio de página                          Siguiente RECORDATORIO: Estás en la lección 1 del TEMA 22. Quedan por ver las 4 lecciones restantes de este Tema. Tienes el menú del Tema arriba. 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